Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften

Professionelle WEG-Verwaltung mit klar definierten Leistungen

Die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft umfasst rechtliche, kaufmännische, technische und organisatorische Aufgaben. Welche Maßnahmen der Verwalter im Einzelnen treffen darf und welche Entscheidungen der Gemeinschaft vorbehalten bleiben, ergibt sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz, den Vereinbarungen der Gemeinschaft, den gefassten Beschlüssen und dem jeweiligen Verwaltervertrag.

§ 27 WEG gibt dem Verwalter die Befugnis, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung sowie Maßnahmen zur Wahrung von Fristen oder zur Abwendung von Nachteilen eigenständig zu treffen. Die Wohnungseigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken.

Damit für unsere Kunden von Anfang an transparent ist, welche Leistungen in der laufenden Verwaltervergütung enthalten sind, unterscheiden wir zwischen Grundleistungen und gesondert zu vergütenden Sonderleistungen.

Grundleistungen

Die nachfolgenden Tätigkeiten gehören – im Rahmen des jeweiligen Verwaltervertrags – grundsätzlich zu unserer laufenden Verwaltung.

Eigentümerversammlung und Beschlusswesen

• Vorbereitung und Einberufung der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung
• Durchführung von Präsenzversammlungen sowie – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen und eines entsprechenden Beschlusses der Gemeinschaft – virtuellen Eigentümerversammlungen
• Leitung der Eigentümerversammlung
• Anfertigung der Niederschrift
• Führung der Beschluss-Sammlung gemäß § 24 Abs. 7 WEG
• Umsetzung der gefassten Beschlüsse im Rahmen der Verwalterbefugnisse
• laufende Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat

Kaufmännische Verwaltung

• Abwicklung des laufenden Zahlungsverkehrs
• Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder und Rücklagen
• Überwachung der laufenden Zahlungseingänge
• außergerichtliches Mahnwesen im üblichen Umfang
• Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans
• Erstellung der Jahresabrechnung
• Erstellung des Vermögensberichts gemäß § 28 Abs. 4 WEG
• Verwaltung und Kontrolle der laufenden Verträge der Gemeinschaft

Technische Verwaltung

• regelmäßige Objektkontrollen
• Überwachung von Hausmeister-, Reinigungs- und Handwerkerleistungen
• Organisation der laufenden Erhaltung des Gemeinschaftseigentums
• Einholen und Vergleichen von Angeboten im üblichen Umfang
• Beauftragung und Koordination von Handwerksleistungen im Rahmen der bestehenden Befugnisse und Beschlüsse
• Organisation erforderlicher Wartungen und technischer Prüfungen
• Überwachung technischer Einrichtungen, beispielsweise Heizungsanlagen, Aufzüge oder Tiefgaragentore
• Organisation von Brandschutz- und sonstigen vorgeschriebenen Kontrollen
• Hinzuziehen von Sachverständigen, Fachplanern, Rechtsanwälten oder anderen Fachleuten, soweit erforderlich und beauftragt

Versicherungen und allgemeine Verwaltung

• Prüfung und Verwaltung der Versicherungsverträge der Gemeinschaft
• Bearbeitung laufender Versicherungsangelegenheiten
• Entgegennahme von Zustellungen und Willenserklärungen für die Gemeinschaft
• Wahrung von Fristen und Vermeidung von Rechtsnachteilen
• Information der Wohnungseigentümer über wesentliche Vorgänge und Rechtsstreitigkeiten
• allgemeine fachliche Beratung der Gemeinschaft im Rahmen der laufenden Verwaltung

Sonderleistungen

Einige Tätigkeiten entstehen nur bei einzelnen Gemeinschaften oder verursachen einen erheblich höheren Zeit- und Arbeitsaufwand. Diese Leistungen werden – soweit sie nicht bereits im jeweiligen Verwaltervertrag enthalten sind – gesondert vergütet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• außergewöhnlich umfangreiche Korrespondenz mit einzelnen Eigentümern, Behörden oder sonstigen Beteiligten
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung außerordentlicher Eigentümerversammlungen
• zusätzliche Besprechungen mit dem Verwaltungsbeirat oder anderen Gremien außerhalb des vereinbarten Umfangs
• umfangreiche Begleitung größerer Instandsetzungs- oder Sanierungsmaßnahmen
• Baumängelverfolgung und Begleitung von Beweissicherungsverfahren
• Einholen besonderer behördlicher Genehmigungen
• Erstellen einer noch ausstehenden Jahresabrechnung eines Vorverwalters
• besondere Buchungs-, Zahlungs- oder Abrechnungsvorgänge außerhalb der laufenden Verwaltung
• Berechnung und Anforderung beschlossener Sonderumlagen
• Abrechnung haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen gemäß § 35a EStG
• Personalverwaltung und gegebenenfalls Lohnabrechnung für Beschäftigte der Gemeinschaft
• gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren
• besondere Beratungsleistungen mit erhöhtem Zeitaufwand
• Beratung von Kaufinteressenten und Bereitstellung umfangreicher Unterlagen
• besondere gesetzlich vorgeschriebene Datenmeldungen oder Datenlieferungen
• umfangreiche Abwicklung von Versicherungsschäden
• besondere Schlüssel- und Zugangsangelegenheiten
• zusätzliche Organisationsleistungen aufgrund neuer gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen

Art und Umfang der Sonderleistungen sowie deren Vergütung werden im jeweiligen Verwaltervertrag geregelt.

Zusätzlicher Service für unsere Kunden

Über die klassischen Verwaltungsleistungen hinaus bieten wir unseren Wohnungseigentümergemeinschaften weitere praktische Leistungen:

• digitales Kundenportal für Informationen und wichtige Verwaltungsunterlagen
• übersichtliche Trennung von Betriebskosten und nicht umlagefähiger Kosten in der Einzelabrechnung
• persönliche und fachlich fundierte Beratung bei Fragen rund um die Wohnungseigentümergemeinschaft
• kurze Kommunikationswege zu unserer hauseigenen Buchhaltung

Transparenz von Anfang an

Keine Wohnungseigentümergemeinschaft ist wie die andere. Größe, technische Ausstattung, Zustand der Immobilie und individuelle Anforderungen können den Verwaltungsaufwand erheblich beeinflussen.

Deshalb legen wir bereits bei der Angebotserstellung Wert auf einen klar definierten Leistungsumfang und eine transparente Vergütung. So ist für die Gemeinschaft nachvollziehbar, welche Leistungen durch die laufende Verwaltervergütung abgedeckt sind und wann zusätzliche Leistungen entstehen können.

Maßgeblich für den konkreten Leistungsumfang ist der jeweilige Verwaltervertrag.